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信息化时代航空业内控将走向何方?

 2013-01-10 09:58:04 来源:民航资源网 作者:杜雪  [投稿排行榜]

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[摘要] 市场经济条件下,航空公司为了增强竞争力,一般都将内控制度建设作为改善航空公司管理水平的重要推动力,新世纪,随着互联网技术和计算机通信信息技术的快速发展,人类社会生活的各个方面都经受着信息化的巨大的冲击,航空公司作为社会重要的组成部分,信息化从很大程度上改变了航空业的运作理念和运作手段。

      市场经济条件下,航空公司为了增强竞争力,一般都将内控制度建设作为改善航空公司管理水平的重要推动力,新世纪,随着互联网技术和计算机通信信息技术的快速发展,人类社会生活的各个方面都经受着信息化的巨大的冲击,航空公司作为社会重要的组成部分,信息化从很大程度上改变了航空业的运作理念和运作手段。信息技术在航空业中的应用提高了业务流程的自动化程度,业务流程中的一些环节被省略或合并。而且随着信息化的加速发展,航空公司间交易的自动化程度也将得到提高。

      内部控制的具体实施是根据业务流程的各个环节以及交易方式来进行的,因此,业务流程的自动化不可避免地对内部控制的各个要素以及控制理念等产生不同程度的影响。内部控制制度作为航空业受托者实现其经营管理目标,完成受托责任的一种手段,在航空公司内部管理监控系统中起着举足轻重的作用。建立和完善内部控制制度对提高航空公司管理水平、防止错误和舞弊、保护投资者的合法权益并保证资本市场有效运行具有重要的意义。近年来,我国很多航空公司较为重视对内部控制的实施,促进了单位内部控制的建立和完善。以南方航空为例,其在发展过程中,面对信息化时代内控出现的新走势,制定了实施了一系列完善的内控制度,公司在战略决策、经营运作、财务金融管理规范等方面制定了较多系统风险防范和监督、预测机制,尤其对重大突发事件的风险制定了各类预案和应急规范,全力争取化解公司在经营过程中遇到的各种风险和危机,开展全面的内部控制体系评审,建立健全了内部控制体系,使公司抵御突发性风险的系统能力得到了快速提升,制定了《规范化管理总册》,对公司的经营管理、生产和内控流程进行明确的规定,该制度包含80多部分手册及附件,几乎涵盖了南方航空所有的业务,公司还建立健全了统一集中控制的会计核算体系,按照国家和公司制度的相关规定,公司主要通过优化会计基础工作流程、制定和修订了一系列财务管理制度,并监督会计人员提高会计报表质量,强化新会计准则和新旧准则学习,建立了规范的权责分明的会计核算体系,实现了科学化管理。尤其顺应股民需求,对公司内部管理制度是否与控股股东趋同,公司是否能在制度建设上保持独立性组织专家进行内控制度的审核,确保公司在业务管理体系、管理制度方面能够有效满足股东和董事会的参与公司管理的需求。公司设立了专职法律事务部门,针对所有事项必须经过内部法律审查,设立了法律部,对公司订立各类合同的审核、法人委托书、合同专用章管理、法律纠纷的处理等各类法律事务进行监控,法律事务部对公司日常业务中重复使用的合同制订了格式合同标准,在公司范围内形成了有效的合同管理体系,做到了事前防范、事中控制、事后监督,较有效地预防了公司经营风险的发生,为确保公司合法、合规经营提供了有效的法律保障。公司还加强分支机构的内控建设,针对一些异地分子公司在信息化的条件下是否能够实施有效管理和控制,是否存在管理失控风险进行了抽查,按国家相关内部控制和管理相关法规,制定了《对外投资管理规定》,对外派董、监事的管理办法和子公司的内控制度进行了细化和规范,对公司章程的进行了重新修订,这样就充分保护了股东和国家的合法权益。定期派出董事、监事和经营管理人员对子公司、合营航空公司和联营航空公司的内控制度落实情况进行核查,为了提升内控制度的有效性和权威性,公司还在各分、子公司设立了内部稽核机构和审计机构,体制较完备,有效促进了内部控制体系的正常运行。南方航空通过对内控制度的修订和完善,各分、子公司及员工可以更好地取得他们在执行、管理和控制航空公司经营过程中所需的管理经营信息,有利于员工顺利履行其管理经营职责。在完善的公司信息系统的支持下,公司员工能够更好地取得他们在执行、管理和控制航空公司经营过程中所需的信息,使员工顺利履行其职责。同时,由于公司战略发展信息、经营信息、财务会计信息、作业信息集中一般存储在公司数据库系统内,且更新较快。管理层和员工通过信息平台上可以十分便捷地从计算机数据库中查阅有关的政策和法规,获取与其职责相关的控制信息,有利于明确管理各方的权利与责任,实现信息资源的充分利用,为公司管理流程的理顺打下坚实的基础。近两年,南方航空在金融危机的不利形势下,竟然能够实现连续赢利,2010年第一季度,南方航空净利润达到14.19亿元,同比大幅增长539.19%,超出原先的市场预期。可以说,南方航空能够扭转前些年的亏损局面,内控制度的规范是重要的因素之一。在当前异常不利的市场形势下,中国的航空公司的内控管理可以从南方航空的内控建设中学到太多的东西。

      当前,信息化的发展又给航空公司内部控制带来了新的问题和挑战。受信息化的影响,当前,我国航空公司在会计核算、内部控制与管理的内外部环境发生了巨大变化,传统的内部控制理念、机制和手段已无法适应信息化条件下航空公司的需要,从而使当前航空公司的内部控制出现较多的问题。如何顺应信息化的这种发展趋势,构建立适应于信息化环境下的内部控制体,是市场经济条件下每一个航空公司都必须考虑的现实问题。

      市场经济条件下,信息化从很大程度上影响着航空公司的内部控制,这种影响是全方位、立体化的。主要有:

      一是改变了航空公司信息的传递方式。传统的信息传递方式下,航空公司要获得原始数据信息,主要靠航空公司员工的观察、手工计数或使用仪器测量。而信息化条件下,则能通过现代计算机设备全自动地获取所需的数据或信息,由于设备高度自动化、准确性高的特征,使航空公司可以不间断、数据实时获取、不受恶劣环境影响等优点,这无疑为航空公司实施更有效的内部控制提供了基础。信息化环境下,航空公司的信息传递借助计算机和互联网,传递过程更为高效、快捷,改变了手工环境下的汇报、传票、报告、电话等方式,同时传递的信息量更大,这远非传统方式可比,这在很大程度上为航空公司加强内部控制提供了保障。但事物都是两面的,如果信息传递过程中受到了某种程序的阻碍或破坏,也会给航空公司带来一定的损失。

      二是提高了信息处理的速度。当前,在信息化环境下,航空公司借助计算机的高速处理能力和互联网的快速传播特点,能够在极短的时间内获得所需的信息,使得信息处理的速度大为加快,速度大为提高。在这种状况下,航空公司业务流程中的一些环节被省略或合并。无疑提高了航空公司管理过程的自动化程度,由于航空公司内部控制的具体制度规范是根据业务流程的各个环节以及交易方式来制定,信息处理速度的提高,对航空公司内部控制的各个要素以及控制理念等产生了较大的影响。

      三是影响着内控环境。信息化条件下,航空公司减少了对人的依赖,航空公司员工更多地借助计算机和网络进行联系和沟通,人与人之间的接触的机率将有所减少。同时,由于设备在内控的信息采集、分析、预测、决策等环节逐渐代替了人的工作,由于人和这些设备的不同属性,使其内控特点存在较大分别,这在很大程度上影响着航空公司的内部控制环境。

      航空公司信息化对内部控制造成的影响包括以下几方面:

      一是使控制活动的重点变化。当前,航空公司在内控过程中,对业务流程控制与信息系统控制成为控制活动的重要内容。这就要求航空公司控制活动必须顺应航空公司业务流程发展的特点,控制活动在很大程度上受到航空公司信息化过程的直接影响。如当前航空公司运行的管理系统必须实行流程化管理。要实现航空公司战略远景和文化价值观,必须强化航空公司的业务作业流程控制。航空公司信息化通过先进的技术应用使传统人工控制形式演变为人机系统控制,控制重点转向作业流程的人机控制与信息系统控制。一些传统的内部控制规则和程序在新的技术环境下往往失去作用,新的控制规则和程序的控制目标是利用信息技术、用最少的资源达到更佳控制效果。

      二是实现内控信息和沟通的快捷化。使各组织成员之间信息交流和沟通更加快捷方便。信息化条件下,由于具有完善的航空公司信息系统的支撑,航空公司员工可以更好地取得他们在执行、管理和控制航空公司经营过程中所需的管理经营信息,有利于员工顺利履行其管理经营职责。航空公司信息化对内部控制的信息和沟通这一要素产生了有利的影响。在完善的航空公司信息系统的支持下,航空公司员工能够更好地取得他们在执行、管理和控制航空公司经营过程中所需的信息,使员工顺利履行其职责。同时,由于航空公司战略发展信息、经营信息、财务会计信息、作业信息集中一般存储在航空公司数据库系统内,且更新较快。管理层和员工通过信息平台上可以十分便捷地从计算机数据库中查阅有关的政策和法规,获取与其职责相关的控制信息,有利于明确管理各方的权利与责任,实现信息资源的充分利用,为航空公司管理流程的理顺打下坚实的基础。然而,由于信息技术可能同时带来的信息过量的问题,且一些不法分子通过借助高速信息处理能力,有可能造假或舞弊,这些问题需要引起足够的关注。

      三是使内控环境更趋复杂化。当前,航空公司的控制环境主要包括:航空公司的战略目标、组织结构、岗位配置、员工综合素质、质量管理、服务管理、航空公司企业文化等。航空公司信息化通过完善的信息系统可以以最快的速度获得管理经营所需的信息资源,从而为航空公司决策提供了先决条件,使航空公司的决策更加科学。同时,航空公司信息化使管理者所能获得的信息量倍增,信息技术和信息系统在航空公司中的作用日益重要,这些都要求管理者对信息采集、利用信息的能力要有相应的提高,否则,无法发挥信息对航空公司内控的作用。具体财务工作而言,信息化对航空公司财务内控系统的建立和实施发生着重大影响,对财务人员素质与知识结构,管理方法和经营方式,组织结构与授予权力和责任的方式,人力资源政策和实施等都存在较大的影响。在信息化环境下,航空公司财务内部控制环境与传统环境下差别较大,要求财务人员必须建立起信息意识,更新原有的控制观念。实施财务信息化的关键步骤就是对传统航空公司管理模式下人浮于事的财务组织结构进行整改,从而使航空公司的财务组织结构趋向扁平化,接近了决策者和执行者之间的距离,真正做到向管理要效益。航空公司领导不再是组织对等的上层,而成为行动的中心。信息经济要求航空公司财务组织要有更强的执行力,这样才能增强内部控制能力。信息化条件下,财务管理的目标更趋多元化,在信息时代,航空公司的资本结构与以前相比,变化较大,以资产为代表的资本的所占比例不断下降,而知识和管理方面的资本含量大大提高,财务管理目标由以往单一的“航空公司价值最大化”开始向关注公益性和社会效益为目标,由单一目标向多目标发展。

      相应的,财务管理的目标需要重新定位,这就要求财务控制必须在考虑股东价值最大化的前提下,还要加强对股东以外的相关利益主体如员工、政府及社会群体的关注。同时,信息技术的快速发展,拓宽了财务控制手段,提升了财务控制方法的多样性、灵活性、高效性,使财务实施内部控制的预防、检查与纠正手段更加多样,控制能力更强,控制效果更为明显。

      四是加大了航空公司管理风险。随着航空公司信息化的快速发展,业务流程的自动化水平大大提高,这就有效降低了业务处理过程中源于人员造假或舞弊的风险。但同时,航空公司的运营管理过程对信息系统的依赖程度不断加深,信息在航空公司中的作用日趋重要,而且信息化程度的提高,使信息存储高度集中、单位时间传递的信息量大为提高,这些无疑增加了航空公司管理过程中的风险。如果信息系统存在较大故障,很容易发生重要信息失窃或管理失控的危险,这会给航空公司带来较大的损失。航空公司在经营管理的任何环节出现突发事件,都会严重影响航空公司的正常运行,给公司带来损失。同时,由于信息数据轻易能被非授权人员拷贝、删除、修改,加上计算机病毒、黑客入侵的威胁,使航空公司面临的风险比传统内控环境下大得多。信息技术在财务工作大范围的应用,使财务运行环境发生了较大的变化,使财务管理的不断扩大,除了完成传统的账表业务、财务分析业务外,还包括许多管理以及财务的相关功能,赋予财务管理以网络信息传递、网上支付、网上讨账、财务信息查询、信息决策分析等等,使风险评估范围不断扩大,风险分析和控制能力得到增强。

      五是增加了监控难度。航空公司信息化环境下,只要通过信息技术,就可以完成全部监控过程,并且可以实现实时监控,这在很大程度提高了监控的效果和效率。但在信息技术环境下,内部控制是主要采用人机结合的控制模式,许多控制程序、控制指标、控制方法被设置在计算机信息系统内部。因此要实现有效监控,必须及时了解原来设置在信息系统内的控制程序、控制参数是否存在问题,并在监控过程中,必须结合航空公司经营管理的具体情况,定期对业务流程控制点进行评估,这样才能确保监控效果。

      针对航空公司信息化对航空公司内部控制产生的影响因素,必须结合航空公司经营管理实际,加强调查研究,并深入分析,创新内部控制思路,并强化实践,可从对下几方面做起:

      一是拓宽学习培训渠道,提高员工素质。结合当前航空公司信息化的快速发展而导致的员工队伍综合素质无法满足内控的要求的现状,要下大力气培养高素质的信息化专业人才。随着会计电算化工作的进一步普及,对内控工作质量的要求越来越高,对于内控工作来说,能否满足当前的信息时代的要求,核算和管理手段是否能够采用以计算机技术为代表的现代技术,内控方法是否更加合理有效,重要的在于人员素质的高低。结合这种现状,要进一步拓宽人才培养渠道,虽然目前我国高等院校专业设置中,电算化会计专业已广泛普及,且已为会计行业培养了大量的会计电算化人才。但是,受传统意识影响,人们对内控的认识程度不够,且整个航空公司信息化管理体系,运用计算机进行信息管理工作开展得不够深入。为了从根本上解决人才培养方面存在的问题,必须创新人才培养思路,在一些高等院校应逐步开设信息化管理专业,并通过与航空公司加强联系与协调,加大信息化人才的实践力度,争取为社会输送复合型的专业信息技术人才。结合当前财务工作中存在的问题,创新在岗审计人员素质培训方式,要有重点的培养财务人员的计算机操作和电算化软件的技能,根据内控工作的需要,以多种方式,开展培训和培养工作。为提高航空公司相关管理人员计算机知识和业务技巧,更好地做好内控工作,要经常组织人员进行相关知识业务培训。在培训的内容上,主要以提高计算机操作和信息系统使用审核等技能为主,使他们能够不断提高自身素质适应内控管理发展的需要。发挥内控行业协会的作用,通过开展经常性的信息化条件下的内控学术交流活动,引导航空公司管理人员增强学习的紧迫感,促使其养成自觉学习的习惯。注重帮带作用,让工作经验丰富的信息水平较高的人员帮助新来的人员,开展人员计算机操作水平比武活动,广泛开展内部业务交流,相互争论探讨,力争在探讨中共同促进、提高。依靠充满激情与活力的培训和学习方法,调动起人员学习信息技术与内控知识的积极性,为内控的健康发展提供人才保障。

      二是优化内控环境,理顺内控流程。对于现代航空公司来说,由于信息化水平的提高,实施了包括先进管理思想的航空公司信息系统,如果其业务流程不能与信息化程度相匹配,仍然保持手工环境下的状态,必然造成信息系统与业务流程之间存在较多冲突,从而无法使航空公司经营管理效率得到提升,而且会形成内部控制的较多节点的故障和失误。航空公司信息化过程中必须重新理顺业务流程。在这个过程中,要注重调查研究,通过深入航空公司管理各个部门和分、子公司,了解他们对信息化条件下流程管理的需求,据以制定新的内控流程。进一步加强内控流程管理,确保航空公司的管理资源合理利用。及时关注每一个流程是否有瓶颈、是否有资源浪费现象、损耗是否在正常范围内、各项资源是否得到充分利用、管理人员的操作是否符合规定时间要求、人力资源的调配是否合理等。在内控管理中,应掌握全面的信息,同时借助于信息系统,及时了解各种资源的使用情况,及时调整各种资源的配置比例,以充分发挥各种资源的效能,以最小的投入获得最大资源的利用效率,切实保证内控质量和客户的满意度。针对信息化条件下,会计人员的岗位配置存在的问题,可结合不同的岗位的工作要求,在赋予每一个人员以会计业务查询、数据采集和账表分析的权限外,可根据凭证、账簿、报表、财务分析等岗位的不同,设置不同的权限,并强化稽核人员的计算机稽核功能,对以上所有岗位人员的操作定期进行稽核,以确保内控制度的有效性。

      三是增强员工风险意识,规范内控考评。信息化条件下,要想实现内控水平的提升,必须充分关注人的素质。必须经常组织风险知识讨论和讲座,领导员工在一起讨论信息化时代航空公司内控管理的特点和危险点、风险管理的主题、学习实施关键点、讨论各个实施阶段的活动安排。定期、不定期的进行市场风险、财务风险、政策风险、技术风险、道德风险、自然风险等风险知识培训考试,使风险知识和理论深入人心。经常开展管理中的危险点辨识和防范措施及相关专业的规程制度等的培训,结合风险管理实际,重实效,求效率,抓重点,从严要求岗位技能。通过开展风险管理比武活动,树立一批标兵,要求全体员工学习标兵的优秀风险管理经验和事迹,借以推动风险管理工作向更高层次发展。

      实践中可借鉴国外航空公司的内控管理经验做法,创新风险管理手段。充分利用信息系统的内控管理优势,引入风险监控软件,使风险管理达到程序化、制度化。加强风险工作的组织领导,进一步健全完善各级风险管理网络。针对风险管理中发生的问题,认真分析,加强剖析,针对信息化条件下一些人员可能发生的舞弊、计算机病毒、黑客入侵可能对内控管理带来的风险的现实,要经常深入了解每一个员工的工作和生活方面的问题,采取有针对性的风险工作疏导策略,以信息化风险案例为教材,深刻反思风险教训,经常对风险隐患都进行总结,要求每个员工提出自己的看法和建议,通过一系列的风险管理活动,促使员工减少乐观麻痹情绪,明白内控风险隐患无处不在的道理,让全体员工从思想上树立起牢固的风险意识,切实提升内控风险管理的积极性。

      强化内控制度建设。制定有关信息化时代的内控规章制度,确立信息化内控目标,使员工在信息化管理过程中做到有章可循,违章必纠,奖罚分明,发挥制度监督的功能。制定具有自我教育、自我约束效能的内控管理行为规范。将信息化内控制度的落实与部门达标、个人晋升、奖金分配等切身利益挂钩,使软件约束与考核要求结合起来。把个人自律与制度约束统一起来,特别是针对信息化条件下航空公司人员在内控制度落实方面出现的新问题,进一步完善内控规范,坚持用制度管住人、管好人。

      四是强化审计监督功能,夯实会计信息系统内控基础。在航空公司信息化的条件下,航空公司内部审计人员要想了解和审查计算机系统的功能,从而准确地证实其会计处理过程的合法性、安全性和完整性,要花费较大的精力。而对于当前的会计电算化系统来说,当其已经完成并投入使用后,再实施改进,要比在系统设计和开发阶段及时介入存在更多的困难得多,且成本也高得多。由此,在电算化系统的设计和开发阶段,航空公司审计人员要对系统的可行性进行把关,实施事前和事中审计。要结合审计角度审查系统的可审性、审计线索和审计要素的设计是否规范等,确保系统对审计线索的保留功能的完备。结合审计要求,尽可能在系统中嵌入审计程序,以方便审计人员事后对单位信息系统的监控。另外,在会计信息系统的开发、设计阶段,审计人员应当在加强系统可行性调查的基础上,及时参与系统的设计、调试、检验和验收,通过事前与事中审计,及早发现系统设计中存在的问题,并据以提出改进建议,以便为将来的审计过程的规范打下坚实的基础。当前,会计电算化信息系统控制与传统的手工会计信息系统控制相比,发生了很大的改变。由于会计电算化系统中,对内部控制制度的要求更高,一旦内控制度失控,将给航空公司单位带来严重的危害和损失,对此,在审计过程中,必须落实制度审计,尤其要关注航空公司的内控风险。内部控制的审查和评价在计算机审计中占有重要的地位,审计过程中,对会计信息系统的评价的目的,主要是找出控制的薄弱环节和存在的控制不力的问题,这些薄弱环节从根本上影响控制的风险因素。要创新风险分析策略,在审计过程,将风险分析与传统的控制评价方法结合起来,对航空公司信息系统潜在的风险因素进行客观分析,注重信息系统数据收集,在此基础上对风险因素加以分析和预防,并制定内控制度防范措施。

      信息化是一把双刃剑,运用得好,则会促进航空公司内控制度的健康发展,增强公司的免疫力和竞争力,然而,如果面对信息化的趋势视而不见,那么航空公司的内控制度建设将陷入混乱状态,势必被信息化的浪潮淹没。凡事预则立,不预则废。对于航空公司来说,内控建设何去何从,将考验着每一个管理者的智慧。

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